Von der Einladung zum Protokoll Ihrer Eigentümerversammlungen – ganz ohne Zettelchaos
Mit einem digitalen Tool erleichtern Sie sich (und den Eigentümer: innen) den Alltag bei der WEG-Verwaltung
Einmal Hand aufs Herz: Wie viele Ordner und Aktenschränke füllt Ihre WEG-Verwaltung? Bei der Verwaltung mehrerer WEGs ist es auch bei aller Sorgfalt leicht, den Überblick zu verlieren – besonders rund um die Eigentümerversammlung. Einfacher geht der gesamte Prozess mit einem digitalen Tool wie OWNER TIME, das alles rund um die Eigentümerversammlung managt – übersichtlich und effizient. Das Beste: Das Protokoll der Eigentümerversammlung erstellen Sie dann anschließend ganz einfach mit ein paar Klicks.
Greift bei einem digitalen Tool eins ins andere, so kann das viel Zeit sparen. So ist es auch bei der jährlichen Eigentümerversammlung. Ein digitales Tool greift auf Ihr ERP und auf bereits eingegebene Daten zurück. So geht die Erstellung des Protokolls ganz einfach.
Was interessiert Sie besonders?
Rund um die Eigentümerversammlung ist viel zu tun – von der Einladung bis zum Protokoll
Erstellen Sie das Protokoll der Eigentümerversammlung auf Grundlage der Einladung
Mit OWNER TIME ist Ihr Protokoll der Eigentümerversammlung in wenigen Minuten angefertigt
Auf einen Blick: Diese Vorteile hat ein digitales Tool zur Online-Eigentümerversammlung
Von der Einladung bis zum abschließenden Protokoll der Eigentümerversammlung sind es viele einzelne Schritte, die WEG-Verwalter:innen sauber dokumentieren müssen. Damit Sie die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung einhalten, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter: innen vor der Versammlung ein ganze Menge tun:
- Einladungen schreiben und drucken
- die Tagesordnungspunkte (TOPs) festlegen sowie ggf. Angebote und Kostenvoranschläge einholen
- alle Unterlagen für die Einladung für den Versand kuvertieren, frankieren und versenden
Wenn Eigentümer: innen nicht teilnehmen können, schreiben sie in der Regel Vollmachten, die sie für die Stimmabgabe erteilen. Diese treffen entweder vor der Versammlung bei Ihnen per Post ein oder andere Teilnehmer: innen bringen sie am Tag der Versammlung mit.
- WEG-Verwalter: innen sind verpflichtet, diese Vollmachten zu sammeln und bei der Stimmauszählung zu beachten. Anschließend müssen sie die Vollmachten archivieren.
Das alles geht für eine WEG-Verwaltung heute viel einfacher und zeitsparender – mit einem digitalen Tool wie OWNER TIME speziell für die Eigentümerversammlung.
Ein digitales Tool für Ihre Online- und hybride Eigentümerversammlung erleichtert Ihnen die Arbeit und macht Sie effizienter. Sie können es ganz einfach an Ihr ERP anbinden und damit auf Ihre Adresskarteien und Eigentumsanteil-Verzeichnisse zugreifen. Auch die Einladung können Sie dann so direkt über Ihr digitales Tool zur Online- oder hybriden Eigentümerversammlung senden. Der Vorteil: Sie erhalten auch alle Zu- und Absagen sowie Vollmachten für Abstimmungen direkt in Ihr System.
Wichtiger Anhang der Einladungen zur Eigentümerversammlung sind außerdem die Tagesordnungspunkte (TOPs). Auch die inhaltliche Vorbereitung der Eigentümerversammlung mit allen Tagesordnungspunkten müssen Sie deshalb durchführen. Die TOPs werden zusammen mit der Einladung verschickt und bilden die Grundlage für alle Abstimmungen.
All das können Sie nun als Grundlage für Ihr Protokoll nutzen.
Nach der Eigentümerversammlung sind WEG-Verwalter:innen verpflichtet, ein rechtssicheres Protokoll zu erstellen. Die Tagesordnung dient dabei als Grundlage. Sie müssen das Protokoll anfertigen und von einer weiteren Person beglaubigen lassen. Jede Menge Papier, das sie schreiben, drucken, versenden und abheften müssen. Während der Sitzung ergänzen sie beispielsweise die Anwesenheitsliste, zusätzliche TOPs, Abstimmungsergebnisse oder andere wichtige Details. Ein digitales Tool zur WEG-Versammlung macht Sie dabei effizienter, weil es auf Informationen zurückgreift, die bereits in Ihrem System hinterlegt sind.
Sie brauchen dann nur noch Notizen zum Verlauf machen und das System erstellt auf Knopfdruck ein Protokoll aus ihren Angaben..
Das Protokoll ist jederzeit einsehbar – ohne Termin
Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist sofort im Archiv für alle Eigentümer: innen einsehbar. Der Vorteil für WEG-Verwalter: innen: Sie brauchen keine Termine mehr für die Einsicht ins Protokoll zu vereinbaren.
Wählen Sie selbst den Grad der Digitalisierung für Ihre Eigentümerversammlung
Sie möchten ein digitales Tool nutzen, um Ihre Eigentümerversammlungen zu managen? Aber für den Termin vor Ort hätten Sie trotzdem gern einen Ausdruck, weil Ihnen das Sicherheit gibt? Nichts leichter als das! Wenn Sie auf der Versammlung die Sicherheit bekannter Abläufe wünschen, können Sie zusätzlich einen Ausdruck zur Hilfe nehmen. Aktuell dürfen Eigentümerversammlungen ohnehin noch nicht komplett online durchgeführt werden – der Gesetzgeber erlaubt jedoch eine hybride Durchführung. So spielt sich die neue Vorgehensweise nach und nach ein.
- Platzersparnis: Digitalisierte Dokumente benötigen keinen physischen Speicherplatz. Das bedeutet, dass Sie keine Aktenordner oder Regale benötigen, um Dokumente aufzubewahren.
- Zeitersparnis: Mit einem digitalen Tool haben Sie einen schnelleren Zugriff auf Informationen und können Aufgaben leichter durchführen. Die digitale Suche und Organisation von Dokumenten beschleunigt die Suche nach bestimmten Unterlagen erheblich, im Vergleich zur manuellen Suche in Papierdokumenten.
- Zugriff von überall aus: Mit digitalen Tools können Sie auf Ihre Dokumente von überallher und jederzeit zugreifen – Internetverbindung vorausgesetzt.
- Automatisierte Workflows: OWNER TIME ermöglicht es Ihnen, händische Prozesse zu automatisieren sowie Dokumente automatisch an die richtige Person weiterzuleiten.
- Zusammenarbeit: Eine digitale Verwaltung ermöglicht es mehreren Personen gleichzeitig, auf die gleichen Dokumente zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten.
- Sicherheit: Im Gegensatz zu Aktenordnern können digitale Dokumente mit Passwörtern und Verschlüsselung gesichert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben. Die Cloud muss außerdem nicht gegen Risiken wie Feuer, Wasser oder Sturm gesichert sein.
- Kosteneinsparung: Die Verwaltung von Papierdokumenten kann teuer sein, insbesondere wenn sie in Papierform gedruckt, gelagert und verschickt werden müssen. Durch Digitalisierung können Sie Ihre Kosten reduzieren.
- Nachhaltigkeit: Eine digitale Verwaltung ermöglicht es, Papier und Tinte zu sparen, was zu einem geringeren ökologischen Fußabdruck beiträgt.
