Seit dem 1.12.2020 beträgt die Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen drei Wochen statt nur zwei wie bisher. Für Verwalter:innen bedeutet dies: Sie müssen früher als gewohnt alle Vorbereitungen abgeschlossen und die Einladungen fristgerecht versendet haben. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Friständerung für Hausverwalter:innen bedeutet – und wie OWNER TIME die digitale Eigentümerversammlung unterstützt.
Was interessiert Sie besonders?
Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung: seit Ende 2020 drei Wochen
Digital halten Sie die Einladungsfrist sicher ein
Die neue Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung ist eigentümerfreundlich
Die digitale Einladung zur Eigentümerversammlung ist auch: umwelt- und klimafreundlich
Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung: Seit Ende 2020 gelten drei Wochen
Als gesetzliche Einladungsfrist gelten seit Ende 2020 mindestens drei Wochen, sofern Eigentümergemeinschaften keine abweichenden Regelungen getroffen haben. Es steht ihnen frei, eine individuelle Einladungsfrist zu beschließen, die dann in der Teilungserklärung festgelegt wird.
Bis zum Zeitpunkt der Einladung müssen alle Tagesordnungspunkte (TOPs) zwischen Verwalter und Eigentümerbeirat abgestimmt und zusammen mit der Einladung versandt werden. Das bedeutet: Hausverwalter müssen die Vorbereitungen für die Eigentümerversammlung durch die neue Regelung jetzt eine Woche früher abschließen. Digitale Einladungen entlasten Verwalter daher auch zeitlich.
Einladungen per E-Mail verschaffen WEG-Verwalter:innen wertvolle Zeit vor der Eigentümerversammlung.
Einladungen per E-Mail bedeutet nämlich: Sie müssen keine Einladungen drucken, falten und in Kuverts stecken, frankieren und dann per Post versenden. Sie brauchen außerdem keinen Puffer mehr für unzuverlässige Postwege einzuplanen. Stattdessen reicht ein Klick – und alle Einladungen sind versandt. Das spart Hausverwaltungen mehrere Tage Zeit pro Eigentümerversammlung. Eine Software für Eigentümerversammlungen, die an das ERP von Hausverwalter:innen angeschlossen ist, bedeutet: Alle Einladungen gehen ganz einfach per Knopfdruck raus.
Die Einladung zur Eigentümerversammlung kann die Hausverwaltung in OWNER TIME an die E-Mail-Adressen der Eigentümer:innen verschicken. Die Voraussetzung: Die Eigentümer:innen müssen dies ausdrücklich beschlossen haben. Haben Sie als Verwalter:in den Wunsch, sich zu digitalisieren, müssen Sie die Eigentümergemeinschaft darüber abstimmen lassen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Einladungen sparen Zeit und Kosten beim Verschicken.
Einladungen automatisiert per Mail verschicken?
Jetzt testen
Die neuen Vorgaben zur Einladungsfrist sind eigentümerfreundlich
Eigentümer:innen können sich über die neue Regelung zur Einladungsfrist freuen. Für sie ist es ein Vorteil, denn sie haben mehr Zeit, sich auf die Eigentümerversammlung vorzubereiten und können beispielsweise die Anreise und ggf. auch die Übernachtung stressfreier planen. Auch für die inhaltliche Vorbereitung und den Austausch mit anderen Eigentümern:innen auf die TOPs bleibt jetzt mehr Zeit.
Auch die Eigentümerversammlung selbst kann nun digital stattfinden
Ende 2020, nach den Erfahrungen der Corona-Pandemie, erlaubte der Gesetzgeber die digitale Teilnahme an Eigentümerversammlungen. Eigentümer haben damit zusätzlich zur Teilnahme vor Ort oder der Erteilung einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung für die Abstimmungen eine weitere komfortable Möglichkeit, sich in die Hausgemeinschaft einzubringen. Die Möglichkeit, digital an der Eigentümerversammlung teilnehmen zu können, spart Zeit, Geld und Nerven.
Auch ein Umlaufbeschluss lässt sich digital zeit- und kostensparend lösen
Mitunter hat eine Eigentümergemeinschaft einen Beschluss zu fassen, der nicht bis zur nächsten regulären Eigentümer:innenversammlung warten kann. In diesem Fall fassen die Eigentümer:innen einen Umlaufbeschluss in einem sogenannten Umlaufverfahren. Auch dies kann in OWNER TIME digital leicht gelöst werden und spart lange Entscheidungswege. Alle Teilnehmer:innen erhalten den Beschluss gleichzeitig und können direkt abstimmen. Auch vom Handy aus.
WEG-Verwaltungen, die ihre Prozesse digitalisieren, tun damit auch etwas fürs Klima. Allein die digitale Einladung zur Eigentümerversammlung spart jährlich tausende Logistik-Kilometer und wertvolle Ressourcen. Die würden sonst für den Druck auf Papier und für die Zustellung der Briefe verwendet. Nehmen Eigentümer digital an der Eigentümerversammlung teil, können sie auf lange Fahrten mit dem Auto verzichten. Dies spart Zeit und Nerven – aber auch Geld –und es schont die Umwelt. So wird Ihre Eigentümerversammlung zusätzlich umwelt- und klimafreundlicher.
