6 häufige Fehler bei digitalen Eigentümerversammlungen
Von Einladung bis Modernisierung: Wie mit unseren 6 Tipps die langjährige gute Zusammenarbeit mit den Eigentümer:innen klappt
Wie zufrieden Eigentümer:innen mit der Hausverwaltung sind, hängt auch von den Prozessen und Tools ab. Besonders die Eigentümerversammlung sollte effizient, transparent – und nicht zuletzt entspannt – für Eigentümer:innen ablaufen. Dann bleiben sie ihren Verwalter:innen treu. Hakt es jedoch an vielen Stellen, suchen sie sich unter Umständen eine neue Hausverwaltung. Erfahren Sie hier, worauf Hausverwaltungen unbedingt achten sollten.
1. Ihre WEG-Verwaltung ist vom papierlosen Büro noch weit entfernt?
Unser Tipp: Bringen Sie Ihren Verwaltervertrag ins 21. Jahrhundert.
Auch wenn das Geschäft läuft – denken Sie daran, Ihren Verwaltervertrag auf einen modernen, zeitgemäßen Stand zu bringen. Beobachten Sie, wie Mitbewerber sich entwickeln – und unternehmen Sie selbst eigene Schritte. Passende Software, die speziell für die Bedürfnisse der Branche entwickelt wurde, gehört dazu, wenn WEG-Verwaltungen im 21. Jahrhundert ankommen wollen. Moderne Programme können einen riesigen Effizienzgewinn bringen, und Digitalisierungskosten können Sie umlegen.
Wichtig ist, dass all dies auch durch den Verwaltervertrag abgedeckt ist. Vergessen Sie nicht, Ihre Verwalterverträge entsprechend anzupassen.
Informieren Sie die Eigentümer:innen und erläutern Sie die Vorteile digitaler Tools
Sie möchten Ihre Eigentümergemeinschaften von den neuen digitalen Prozessen überzeugen? Erklären Sie, wie es die Hausverwaltung effizienter macht, und zeigen Sie die Vorteile für Eigentümer:innen auf:
- Eigentümer:innen erhalten alle Informationen zur Eigentümerversammlung vorab.
- Eigentümer:innen können digital teilnehmen
- Sie haben in ihrem Account zurückliegende Informationen im Archiv inklusive der Protokolle und Abstimmungsergebnisse als Dokumentation.
- Abstimmungen können mit dem digitalen Abstimmungstool schneller durchgeführt werden, da alle Stimmen zweifelsfrei abgegeben werden und die Auszählung inklusive Gewichtung automatisch erfolgt.
Sie möchten sich als Hausverwaltung effizienter aufstellen und digitalisieren? Bei allen Digitalisierungsmaßnahmen, die direkt die Eigentümer:innen betreffen, müssen diese vorher informiert werden. Das betrifft auch die Eigentümerversammlung. Die digitale Eigentümerversammlung gehört deshalb als Tagesordnungspunkt in die Einladung zur nächsten Versammlung. In der Abstimmung muss es dann eine Mehrheit für eine digitale oder hybride Durchführung geben, damit Sie starten können.
Bereiten Sie den Tagesordnungspunkt gut vor und bringen Sie die Vorteile mit, die Eigentümer:innen durch eine digitale Eigentümerversammlung haben:
- Sie können ganz bequem persönlich teilnehmen – von zu Hause aus, ohne langwierige Anreise.
- Auch Abstimmungen sind digital ganz einfach möglich.
- Digitale Eigentümerversammlungen sind klimafreundlich, sie sparen CO2 und Papier ein.
Wichtig: Auch bevor Sie Einladungen per E-Mail verschicken können, müssen alle Eigentümer:innen ihre Zustimmung zu diesem Prozess geben – und ihre E-Mail-Adresse hinterlegen.
3. Abstimmungen sind bei Ihren Versammlungen langwierig – und funktionieren nur vor Ort?
Unser Tipp: Nutzen Sie ein schnelles digitales Abstimmungentool, das auch für hybride Versammlungen geeignet ist.
Je nach Länge der Tagesordnung kann der Zeitaufwand für die Eigentümerversammlung sehr groß sein. Ob Handzeichen oder Zettel bei geheimer Wahl – Verwalter:innen müssen die Stimmen aufwendig festhalten und die Gewichtung der einzelnen Stimmen errechnen.
Die manuelle Auszählung und Berechnung bei Abstimmungen raubt Zeit und Nerven und ist fehleranfällig.
Da kann ein digitales Abstimmungstool helfen und Zeit sparen. Die Gewichtung der Stimmen ist bereits im System hinterlegt. Bei Abgabe der Stimme wird sie dann automatisch errechnet. Das Abstimmungsergebnis ist in Echtzeit für alle sichtbar – in einem übersichtlichen Balkendiagramm. So lassen sich auf einen Blick alle Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen erkennen. Bequem für Verwalter:innen und zeitsparend für alle Teilnehmer:innen.
Je nach Eigentümerstruktur sind auch viele ältere Wohnungseigentümer:innen dabei. Das bedeutet nicht, dass diese nicht digital aufgeschlossen sind. Viele Senior:innen sind sogar sehr digital-affin.
Und gerade ältere Eigentümer:innen freuen sich unter Umständen, nicht vor Ort an den Eigentümerversammlungen teilnehmen zu müssen. Für alle Eigentümer:innen, die eine längere Anreise haben, ist ein digitales Meeting-Tool ideal. Jüngere Eigentümer:innen sind ohnehin meist ans Arbeiten mit digitalen Anwendungen gewöhnt. Für sie ist es ein Zeichen für eine moderne Hausverwaltung, wenn sie ein effizientes ERP und andere sinnvolle Tools einsetzt.
5. Sie sind kurz vor dem Ruhestand, da lassen Sie lieber alles, wie es ist?
Unser Tipp: Die Unternehmensnachfolge ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Hausverwaltung auf den neuesten Stand zu bringen.
Sie gehen ohnehin bald in den wohlverdienten Ruhestand? Dann steht die Unternehmensnachfolge an. Dabei ist klar: Für die Nachfolger:innen wird eine WEG-Verwaltung bei Verkauf oder Übernahme deutlich attraktiver, wenn das Unternehmen modern und zeitgemäß aufgestellt ist. Gerade jüngere Geschäftsführer:innen erwarten meist eine digitale Arbeitsweise.
Die Arbeit einer WEG-Verwaltung ist sehr kostenintensiv bei kleinen Gewinnmargen. Da ist Effizienz unerlässlich.
Angst vor der neuen Software ist meist unbegründet. Denn bei der Entwicklung moderner Programme steht die Anwenderfreundlichkeit – Stichwort User Experience – längst im Zentrum.
Nutzer müssen keine komplizierten Computerkenntnisse haben, sondern werden durch das Programm geführt und arbeiten ganz einfach und intuitiv. Die Software ist für alle Endgeräte angepasst und von überall aus nutzbar. Deswegen können WEG-Verwalter:innen und Eigentümer:innen gleich mit der neuen Software loslegen – versprochen!
6. Und nicht vergessen: Die neue gesetzliche Einladungsfrist zu Eigentümerversammlungen beträgt drei Wochen
Ein offensichtlicher, aber wichtiger Punkt zum Schluss: Die gesetzliche Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen in Deutschland hat sich am 1.12.2020 geändert. Sie beträgt drei Wochen statt nur zwei wie bisher. Verwalter:innen müssen dies bei der Einladung unbedingt beachten, sonst laufen sie Gefahr, dass die gesamte Eigentümerversammlung anfechtbar ist.
Ganz wichtig: Bei einer schriftlichen Einladung müssen Sie immer den Postweg mit einplanen. Eine digitale Eigentümerversammlung mit Einladung per E-Mail hat hier einen großen Vorteil, denn die Zustellung geht viel direkter und schneller. Ein Klick genügt – und schon sind alle Einladungen verschickt.
